Rechnungsmerkmale

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1. Merkmale einer Rechnung

Eine Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entspricht. Um diesen Formvorschriften zu genügen, muss eine Rechnung folgende Merkmale aufweisen:

Achtung: In das Firmenbuch eingetragene Unternehmer haben zusätzlich die Vorschriften nach dem UGB, wie z. B. Rechtsform, Firmenbuchgericht, Sitz, Firmenbuchnummer zu beachten.

Seit 1.1.2016 sind bei Barumsätzen noch weitere Vorschriften zu beachten - aufgrund der neuen Belegerteilungspflicht.

Beispiel:

Download: Rechnungsmuster.pdf

Unternehmer sind generell verpflichtet, Rechnungen über Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer oder Körperschaften auszustellen.

Ein Unternehmer ist bei Erbringung von steuerpflichtigen Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch gegenüber Privaten verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Die Rechnungsausstellung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes erfolgen (gilt nicht bei Reverse Charge).

Folgendes ist noch zu beachten:

2. Kleinbetragsrechnungen

Übersteigt der Rechnungsbetrag € 400,00 nicht, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung.

Hier genügen folgende Angaben:

3. Belegerteilungspflicht

Unternehmer müssen für jede empfangene Barzahlung einen Beleg ausstellen. Dieser Beleg kann grundsätzlich auch elektronisch übermittelt werden. Zu den Barumsätzen zählen auch Zahlungen mit Bankomatkarte, Kreditkarte oder mit Gutscheinen. Diese Verpflichtung gilt grundsätzlich unabhängig von der Höhe des Jahresumsatzes und vom Betrag der Barzahlung.

Die Angaben, die ein Beleg aufgrund der Belegerteilungspflicht enthalten muss, weichen von den Bestimmungen im Umsatzsteuergesetz ab.

Mindestangaben am Beleg laut Belegerteilungspflicht

Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  1. eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers oder desjenigen der statt dem Unternehmen einen Beleg erteilen kann,
  2. fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird,
  3. den Tag der Belegausstellung
  4. die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und
  5. den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag auf Grund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.

Die Punkte 1 und 4 können auch durch Symbole oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen Unterlagen ersichtlich ist. Ist der Empfänger der Leistung bzw. Lieferung Unternehmer, können die im 4. Punkt geforderten Angaben auch in anderen Unterlagen enthalten sein, wenn auf diese Unterlagen im Beleg hingewiesen wird.

Bei Verwendung von elektronischen Registrierkassen hat der Beleg seit 1.4.2017 zusätzliche Angaben zu enthalten:

Der Unternehmer muss eine Durchschrift oder eine sonstige Zweitschrift anfertigen und aufbewahren.

Ausnahmen

Von der Belegerteilungspflicht ausgenommen sind z. B.:

4. Dauerrechnung

Dauerrechnungen findet man zum Beispiel bei Miet-, Pacht-, oder Wartungsverträgen. Hier wird nicht für jedes Abrechnungsintervall eine neue Rechnung ausgestellt. Eine Dauerrechnung kann zum Beispiel für ein Kalenderjahr gelten. Allerdings muss sie genauso den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, wie jede andere Rechnung.

In der Dauerrechnung sollte zusätzlich hingewiesen werden auf:

5. Fahrausweise, Reisegepäckverkehr

Fahrausweise, die für die Beförderung im Personenverkehr ausgegeben werden, und Belege im Reisegepäckverkehr müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

6. Rechnungen in Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind von der Umsatzsteuer befreit.

Unternehmer, die eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführen, sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Diese Rechnung muss ergänzend folgende Angaben enthalten:

Damit eine Lieferung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung anerkannt wird, sind neben bestimmten Voraussetzungen auch noch weitere Nachweise nötig.

Um diese Nachweise zu ver­ein­heit­lichen, hat die Finanzverwaltung Muster für Empfangsbestätigungen oder Verbringungserklärungen zur Verfügung gestellt. Die Muster befinden sich im Anhang 5 (Verbringungserklärung) und Anhang 6 (Empfangsbestätigung) zu den Um­satz­steuerrichtlinien.

Verbringungsnachweis

a) Beförderungsnachweis

Wird der Gegenstand durch den Unternehmer oder durch den Abnehmer befördert, so werden folgende Nachweise benötigt:

b) Versendungsnachweis

Wird die Ware versendet, so bestehen die benötigten Nachweise in

Ist es dem Unternehmer nicht möglich, den Versendungsnachweis in dieser Form zu er­bringen, kann er den Nachweis wie im Fall einer Beförderung erbringen.

Auch eine EU-Durchführungsverordnung normiert nun ab 1.1.2020 wie zu dokumentieren ist, dass die Gegenstände der Lieferung tatsächlich ins EU-Ausland gelangt sind:

Der Verkäufer muss angeben, dass die Gegenstände von ihm oder auf seine Rechnung von einem Dritten versandt oder befördert wurden. Zudem muss der Verkäufer im Besitz von mindestens zwei einander nicht widersprechenden Nachweisen sein, die von zwei verschiedenen Parteien ausgestellt wurden, die voneinander, vom Verkäufer und vom Erwerber unabhängig sind. Es können dabei entweder zwei Dokumente aus der unten an­geführten Liste a) oder jeweils ein Dokument aus Liste a) und ein Dokument aus Liste b) sein.

Liste a): Unterlagen zum Versand oder zur Beförderung der Gegenstände wie bei­spiels­weise ein unterzeichneter CMR-Frachtbrief, ein Konnossement, eine Luftfracht-Rechnung oder eine Rechnung des Beförderers der Gegenstände.

Liste b): eine Versicherungspolice für den Versand oder die Beförderung der Gegen­stände, Bankunterlagen (die die Bezahlung des Versands oder der Beförderung der Ge­gen­­stände belegen), von einer öffentlichen Stelle, wie z.B. einem Notar, ausgestellte offi­zielle Ankunftsbestätigung, eine Quittung eines Lagerinhabers im Bestimmungs­mit­glied­staat, durch die die Lagerung der Gegenstände bestätigt wird.

Wenn die Gegenstände vom Erwerber oder auf Rechnung des Erwerbers von einem Drit­ten versandt oder befördert wurden, so ist zudem bis zum 10. des Folgemonats eine ent­sprechende schriftliche Erklärung des Erwerbers erforderlich. Auch der Inhalt dieser Erklä­rung ist in der EU-DVO geregelt.

Die EU-Durchführungsverordnung gilt ab 1.1.2020 in jedem Mitgliedstaat ohne dass sie in nationales Recht umgesetzt werden muss. Der österreichische Gesetzgeber hat in den erläuternden Bemerkungen zum Steuerreformgesetz 2020 nun darauf hingewiesen, dass der Nachweis der Beförderung oder Versendung gemäß der bestehenden Verordnung des österreichischen Finanzministers oder gemäß der neuen EU-Durch­führungs­verordnung erfolgen kann.

c) Abholbestätigung

Wird die Ware durch einen Beauftragten abgeholt, ist es die Aufgabe des Lieferanten, sich darüber Gewissheit zu verschaffen, dass die mit ihm in Kontakt tretende Person dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen. Allein die Kopie eines Reisepasses reicht dazu nicht aus. Es müssen noch eine Reihe anderer Nachweise erbracht werden.

Der Abholer muss eine schriftliche Erklärung, dass er den Gegenstand in das übrige Ge­mein­schafts­ge­biet befördern wird, und eine Spezialvollmacht vorlegen.

Diese Spezialvollmacht muss beinhalten:

Eine Spezialvollmacht wird nicht mehr benötigt, z. B.

In diesen Fällen muss jedoch aus weiteren Unterlagen hervorgehen, dass der Lieferant über die bloße Vorlage von Geschäftspapieren beziehungsweise einer solchen all­ge­mei­nen Vollmacht hinausgehend mit dem Leistungsempfänger in Kontakt getreten ist und mit diesem die jeweiligen Modalitäten der Warenabholung vereinbart hat. Im Zweifel wird der konkrete Einzelfall geprüft.

Buchnachweis

Die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und die UID-Nummer des Abnehmers müssen buchmäßig nachgewiesen werden. Diese Voraus­setzungen müssen leicht nachprüfbar aus der Buchhaltung ersichtlich sein.

Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung muss aufgezeichnet werden:

Download: Muster Innergemeinschaftliche Lieferung

7. Rechnungen bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen

Erbringen Sie Dienstleistungen, deren Leistungsort im Ausland gelegen ist, so ist diese Leistung grundsätzlich im Ausland der Umsatzsteuer zu unter­werfen. Die Aus­gangs­rechnung wäre grundsätzlich also auch mit ausländischer Um­satz­steuer aus­zu­stel­len, und diese Steuer ist an das ausländische Finanzamt abzuführen. Ist der Leis­tungsem­pfänger ein Unternehmer, geht diese Steuer in vielen Fällen auf den ausländischen Leis­tungs­empfänger über (Reverse Charge) und man erspart sich als Leis­tungs­erbringer da­mit die Steuer­erklärung im Ausland. Ausgangsrechnungen an Unternehmer sind in diesen Fällen daher ohne Umsatzsteuer auszustellen. Weisen Sie mit dem Text "Über­gang der Steuer­schuld" auf Ihrer Rechnung darauf hin und führen Sie beide UID-Nummern auf der Rech­nung an.

Die Rechnung muss nach den österreichischen Vorschriften ausgestellt werden (gilt nicht für Gutschriften und Kleinbetragsrechnungen).

Frist bei Rechnungsausstellung

Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des auf die Leistung folgenden Monats ausgestellt werden. Beispiel: Leistung wird im Juni 2019 erbracht. Die Rechnung muss bis 15. Juli 2019 ausgestellt werden.

Download: Muster Reverse Charge Rechnung

8. Voraus- und Anzahlungsrechnung, Endrechnung

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls aus­wei­sen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Auch für Vorauszahlungs- und Anzahlungsrechnungen gelten grundsätzlich die allgemeinen Rechnungsmerkmale (vgl. dazu Punkt 1 dieser Information). Daneben sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigen:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet (Endrechnung), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Teilentgelte Voraus- oder Anzahlungsrechnungen mit gesonderten Steuerausweis erteilt worden sind. Es genügt auch, wenn der Gesamtbetrag der vorausgezahlten Teilentgelte und die hierauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe abgesetzt werden.

Stand: 5. Jänner 2021

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